Бухгалтерские документы составляют основу любого предприятия. Они занимают примерно 80 процентов всех документов предприятия. Именно поэтому актуальной задачей многих специалистов считается грамотное и своевременное хранение и утилизация материалов. В этой ситуации бухгалтеры руководствуются законодательными актами и нормативными документами, в которых указан срок хранения материалов.
Хранение бухгалтерских документов на www.archiv.ru предполагает порядок. Следует учитывать тип материала и его назначение. Налоговый кодекс требует обеспечение хранения документов бухгалтерского, а также налогового учета на протяжении четырех лет, что дает возможность проверить правомерность и законность деятельности предприятия. Срок хранения документов другого характера обычно составляет пять лет, причем требованиям должны подчиняться не только государственные организации, но и частные предприятия.
Наиболее значимая роль отводится Перечню типовых документов, которые накапливаются на протяжении деятельности органов местного самоуправления и некоторых организаций, выполняющих однотипную деятельность. Они представляют собой материалы, сгруппированные по определенным разделам, связанным с фактами финансово-хозяйственной деятельности определенной организации, а также указания по их применения.
Всю ответственность за хранение финансовых документов, в первую очередь, несет руководитель предприятия. Однако за сохранность первичных учетных документов и всей бухгалтерской отчетности отвечает и главный бухгалтер учреждения. Стоит учитывать, что важные документы могут быть утеряны в результате каких-либо стихийных бедствий или же неправомерных действий третьих лиц. Последнее должно быть зафиксировано правоохранительными органами.
В том случае, если первичные учетные документы утеряны, руководитель предприятия должен создать специальную комиссию и начать внутреннее расследование. Отсутствие данных документов считается грубейшим нарушением. Несоблюдение правил учета и хранения бухгалтерских отчетных документов карается административным штрафом. Кроме того, отсутствие счетов-фактур и иных бухгалтерских документов считается налоговым правонарушением, всю ответственность за которое несет главный бухгалтер. Именно он уполномочен принимать решение о предоставлении документов по требованию.
Несвоевременное уничтожение документов, то есть несоблюдение регламента их хранения и утилизации, влечет за собой административную ответственность.